Alla större verksamheter, såväl privata som offentliga, behöver ett välfungerande postrum. Volymerna är ofta stora och att samla in och hantera alla utgående brev är ett enormt arbete. Det är också en stor och viktigt uppgift att säkerställa att alla posthanteringskostnader redovisas och debiteras korrekt.
Med vår webbaserade mjukvarulösning Capability Coordinator sker detta säkert och snabbt. Systemet omvandlar och behandlar rådatan i frankeringsmaskinen, vilken sedan förs över till ert ekonomisystem utan någon manuell hantering. I en organisation med många underkonton eller kostnadsställen sparar detta mycket tid, samtidigt som risken för kostsamma misstag minskar.
Grundfunktionen i Capability Coordinator
Huvudidén bakom Capability Coordinator är att förenkla och automatisera hanteringen av portokostnader så att ingen handpåläggning krävs. Efter att portodata laddats upp i systemet behandlas därför uppgifterna för att passa just era krav. Det kan handla om att hantera påslag, lägga på konteringsinformation, räkna moms på in- och utrikesförsändelser, jämföra mängden A-post och B-post med mera. Den färdigbearbetade informationen hämtas därefter ner från nätet och presenteras i ett kundanpassat Excel eller förs över direkt till ekonomisystemet.
Det är också möjligt att ge interna kunder, till exempel kostnadsställeansvariga eller avdelningschefer, tillgång till uppgifter i Capability Coordinator. Varje internkund får då ett eget inlogg och kan när som helst gå in och verifiera sina portokostnader.
Bygga på med fler funktioner
Lägga till andra kostnader. Capability Coordinator är en unik helhetslösning som klarar av att hantera mycket mer än portokostnader. Det går utmärkt att lägga in andra kostnadsslag, såsom paketkostnader, tryckerikostnader samt kostnader för adressering och kuvertering. Därmed kan en postavdelning och till exempel ett interntryckeri enkelt debitera alla sina tjänster på rätt sätt, på en enda faktura och mot rätt motpart.
Mervärde för postavdelningens kunder. Varje internkund kan förses med ett personligt inlogg, så att denne själv kan gå in och verifiera sina portovolymer i PB Coordinator. Här ser förbrukaren till exempel hur mycket A- respektive B-porto som används och kan själv styra sin kostnad.
Installation, utbildning & support
Capability Coordinator är färdigt att börja använda inom fyra veckor från beställning förutsatt att vi har fått all nödvändig information från er. För att vi ska kunna anpassa systemet efter era behov fyller ni i ett formulär, en site survey, där ni specificerar era behov, Därefter sker installation och utbildning på plats med en av våra tekniker. Ni får också tillgång till kostnadsfri telefonsupport.
Vi arbetar kontinuerligt med att utveckla och förfina PB Coordinator. Systemet uppgraderas löpande så att ni som kund alltid ska ha den senaste versionen.
Lunds Universitet & Capability Coordinator
Postavdelningen på Lunds Universitet hanterar utgående post från så gott som samtliga av universitetets olika institutioner och avdelningar. Portokostnaderna uppgår till cirka tre miljoner kronor om året och dessa internfaktureras totalt 600-700 kostnadsställen. En del av kostnadsställena har dessutom flera konton som alla faktureras separat. Det betyder att upp till 1000 internfakturor för portokostnader kan skickas ut varje månad.
För några år sedan valde Lunds Universitet Coordinator för att få kontroll över hanteringen av portokostnaderna. Sedan dess bokförs och faktureras alla portokostnader helt automatiskt, något som inte bara sparar tid utan också kraftigt minskat risken för fel. Det är också möjligt för varje kostnadsställe att se sin förbrukning i detalj på nätet och därmed bättre styra sina portokostnader.